Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji w Tomaszowie Lubelskim

ul. Żeromskiego 4, 22-600 Tomaszów Lubelski, telefon (47) 8154292

Składnica Akt KPP w Tomaszowie Lubelskim czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 - 15.30.

Zasób archiwalny stanowią:

• materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,

• dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Akta stanowiące zasób archiwalny mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i jej obywateli.

Udostępnienie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:

• umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;

• przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;

• przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;

• wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Udostępnienie materiałów archiwalnych regulują odrębne przepisy tj. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

Formy wnioskowania

Wniosek skierowany do Składnicy Akt KPP w Tomaszowie Lubelskim powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

• listownie lub osobiście, na adres: Komenda Powiatowa Policji w Tomaszowie Lubelskim, ul. Żeromskiego 4, 22-600 Tomaszów Lubelski

• drogą elektroniczną: na adres komendant.kpptomaszowlubelski@lu.policja.gov.pl na skrzynkę elektroniczną ePUAP. Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo   podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,

2.  zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym
   w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,

3.  zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Wymogi formalne wniosku

Akta udostępnia się na wniosek osoby zainteresowanej, który powinien zawierać:

• imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel, wskazane jest podanie numeru telefonu lub adresu mailowego do ewentualnego kontaktu;

• nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

• wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cenzury czasowej, zasięgu terytorialnego),

• określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej),

• proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,

• upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Wniosek podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).

Zasady udostępniania zasobu Składnicy Akt KPP w Tomaszowie Lubelskim.

Udostępnianie akt:

• zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;

• zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej.

Podstawy prawne

• ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz.U. z  2025 r., poz. 1209),

•  rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,

•  ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),

• ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2023 r., poz. 1206),

• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U.z 2022 r., poz. 902),

•  ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 1691),

• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.),

•  rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161),

•  zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).

• zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 9, poz. 42); 

Ograniczenia stosowania przepisów RODO

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:

• art. 16 RODO – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

• art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.
 

KLAUZULA INFORMACYJNA

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, że w zakresie wniosków o udostępnianie materiałów z zasobu archiwalnego w Komendzie Powiatowej Policji w Tomaszowie Lubelskim.

Administrator

Administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Komendant Powiatowy Policji w Tomaszowie Lubelskim, z siedzibą przy ulicy Żeromskiego 4, telefon (47) 8154292

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Komendzie Powiatowej Policji w Tomaszowie Lubelskim i jednostkach podległych – podinsp. Janusz Zieliński  – e-mail: iod.tomaszowlubelski@lu.policja.gov.pl

Cel i podstawy przetwarzania

Dane osobowe, zwane dalej „danymi”, będą przetwarzane w celu rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana wniosku o udostępnianie materiałów z zasobu archiwalnego - na podstawie art. 6 lit. c) RODO w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, zarządzeniem nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.

Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe będą udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego bądź organizacji międzynarodowych.

Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do rozpatrzenia wniosku, a następnie będą archiwizowane i przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem przez okres wskazany w przepisach ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz zarządzeniu Komendanta Głównego Policji w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji. Tryb usuwania dokumentacji zawierającej Pani/Pana dane osobowe określa Zarządzenie nr 26 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 lutego 2018 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji.

Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo:

- dostępu do danych osobowych,

- prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,

- prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

• została cofnięta zgoda, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

• wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

• dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,

• dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:

• kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych,

• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a sprzeciwia się Pani/Pan usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,

• Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale są Pani/Panu potrzebne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,

• wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,

- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, jednak nie będzie to
miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania podanych danych dokonanego przed jej cofnięciem. Należy zauważyć, że w razie wycofania zgody, czynności związane z rozpatrzeniem skargi, wniosku lub petycji mogą zostać niezrealizowane.

Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez sporządzenie pisemnego oświadczenia o wycofaniu zgody na przetwarzanie danych i przekazanie oświadczenia osobiście lub na adres korespondencyjny Administratora Danych.

Należy jednak mieć na uwadze, że Policja przetwarza dane osobowe na podstawie obowiązującego prawa, zatem powyższe uprawnienia w całości lub części mogą być ograniczone. Odmowa realizacji powyższych uprawnień zawsze będzie opierała się na przepisach prawa.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli w Pani/Pana ocenie przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Profilowanie

Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

Pozyskiwanie danych osobowych od innych podmiotów

Policja, w ramach realizacji wniosków o udostępnianie materiałów z zasobu archiwalnego, nie pozyskuje danych  osobowych od innych podmiotów.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych

Podanie Pani/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym w zakresie wynikającym z art. 16d ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odmowa podania danych osobowych może skutkować odmową realizacji wniosku.